Administrasi dan Manajemen? Apa Bedanya? (2)

Administrasi dan manajemen adalah dua bidang yang sama, tapi berbeda. Loh, bagaimana maksudnya? Saya telah menjelaskan sebelumnya mengenai perbedaan antara administrasi dan manajemen dari definisinya, silakan baca Administrasi dan Manajemen? Apa Bedanya? (1). Untuk melihat lebih dalam, kita dapat melihat administrasi dan manajemen dari ruang lingkup dan sejarahnya di masa lalu, kecuali sejarahmu bersama mantan(?). Oliver Wendell Holmes Jr. mengatakan:

“Jika ingin mengerti atau mencoba menentukan apa yang akan terjadi dihari esok, maka perlu melihat ke belakang. (Hal tersebut) Penting untuk setiap siswa (pelajar) yang ingin mempelajari administrasi…”

Oliver Wendell Holmes Jr

Sumber: wikipedia.org

Sejarahlah yang mampu memberikan gambaran kepada kita mengenai perubahan-perubahan yang terjadi pada suatu pengetahuan. Sejarah juga yang menjelaskan dengan gamblang mengenai latar belakang bagaimana pengetahuan tersebut berkembang hingga saat ini dan menjadi sesuatu yang terus digali dan dikembangkan sehingga menjadi alat yang membantu manusia mengembangkan peradaban yang lebih maju, seperti Peter F Drucker, “Change or Die”, atau kata Clayton Christensen, “Disrupting or Disrupted.”

Pengetahuan yang "Tidak Terlihat"

Para ahli mengatakan bahwa manajemen dan administrasi itu sudah ada sejak zaman dahulu kala. Namun, manajemen dan administrasi pada zaman dulu lebih condong kepada praktik-praktik sehingga disebut sebagai seni, bukan sebagai ilmu. Maksud dari seni disini adalah hal tersebut dapat ditunjukkan dalam bentuk tindakan atau hasil dari tindakan tersebut. Walaupun demikian, seni tetaplah disebut sebagai pengetahuan, lebih tepatnya disebut tacit knowledge atau pengetahuan yang tidak terlihat (Baca: Learning Organization di Organisasi Dakwah Kampus).

Pengetahuan tidak terlihat tersebut selanjutnya membutuhkan proses, waktu, dan pengujian yang berulang agar memenuhi syarat sebagai teori. Ketika pengetahuan tersebut telah memiliki teori sendiri, pengetahuan tersebut berubah statusnya menjadi ilmu. Perlu diingat dengan baik bahwa kebenaran teori tidak bersifat mutlak. Itulah alasan mengapa teori tidak dapat diterapkan dalam semua kondisi. Bingung? Sabar, pelan-pelan saja, sama seperti prosesmu pedekate ke dia, jangan buru-buru. Tapi jangan kelamaan, nanti dilamar orang lain. Ada baiknya baca dulu tulisan saya sebelumnya Gak Usah Banyak Teori! supaya lebih paham pembahasan bagaimana sebuah pengetahuan yang dimulai dari asumsi berubah menjadi teori.

Candi Borobudur

Sumber: javatravel.net

Kembali ke ranah manajemen dan administrasi, kita dapat melihat peninggalan sejarah megah, seperti Piramida Mesir, Tembok China, Candi Borobudur, Candi Prambanan, dan monumen lainnya sebagai bentuk penerapan manajemen dan administrasi. Oleh karena itu, Simon memberi penegasan bahwa ketika dua orang atau lebih bekerja sama untuk tujuan tertentu, maka ia disebut manajamen atau administrasi.

Namun, pada masa itu manajemen dan administrasi sebatas pengetahuan yang tidak terlihat. Pada saat itu administrasi dan manajemen tidak dapat dijelaskan secara sistematis. Pengetahuan tidak terlihat manajemen dan administrasi ini kemudian mulai tersusun secara sistematis perlahan-lahan oleh para ahli dan cendikiawan, seperti Adam Smith, Machiavelli, Robert Owen, Charles Babbage, dan lain-lain.

Embrio Teori yang Mulai Terbentuk

Robert Owen adalah salah satu orang penting yang mengilhami cendikiawan dan pebisnis pada zamannya hingga sekarang sehingga ilmu manajemen dan administrasi lahir. Dialah orang menyarankan agar jam kerja yang semula 13 jam per hari diubah menjadi 10,5 jam per hari, dan menyarankan agar para pekerja dikumpulkan dalam satu rumah agar pekerjaan menjadi lebih cepat. Bayangkan bagaimana lelahnya bekerja 13 jam sehari? Selain itu, ia juga tidak mau menerima pekerja anak dibawah umur, dimana pekerja dibawah umur sangat banyak ditemukan saat itu. Owen telah berpikir jauh ke depan dari zamannya.

Adam Smith

Sumber: wikipedia.org

Contoh lain adalah Adam Smith yang menyarankan pembagian kerja, dimana pengerjaan satu produk akan dipecah dalam beberapa tahap dengan spesialisasi kerja tertentu. Sebuah peniti lebih efisien dikerjakan oleh 5 orang dengan tahap-tahap tertentu, daripada 5 orang tersebut masing-masing mengerjakan 1 peniti. Contoh praktiknya seperti manufaktur yang membagi setiap jenis pekerjaan pada stasiun kerja, seperti pengolahan bahan mentah ke bahan jadi, lalu masuk ke bagian quality control. Produk yang lolos quality control akan masuk proses pengemasan hingga siap untuk didistribusi ke pasar. Mengapa harus dibuat stasiun kerja seperti itu? Tujuannya agar pekerjaan terspesialisasi dengan baik sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Para ahli dan cendikiawan zaman dulu sudah mulai merangkai manajemen dan administrasi sejak zaman dulu, tetapi tetap saja ia belum membuat administrasi dan manajemen menjadi sebuah ilmu.

Embrio yang Melahirkan Bayi Teori

Revolusi industri di awal abad 20 benar-benar mengubah wajah dunia. Pekerjaan yang awalnya dikerjakan oleh manusia secara manual perlahan digantikan oleh mesin-mesin sehingga jumlah pengangguran menukik dengan tajam. Pada saat itulah manajemen ilmiah lahir dari rahim pemikiran Frederick Winslow Taylor.

Taylor adalah orang yang merumuskan manajemen ilmiah sekitar tahun 1874 pada saat ia menjadi ahli mesin setelah ia keluar dari Universitas Harvard karena masalah pada matanya. Manajemen ilmiah sendiri mulai dikenal di tahun 1910 ketika ia menciptakan revolusi baru dunia manajemen. Ada 4 poin penting yang disebutkan Taylor dalam publikasinya “Principle Scientific of Management”, yaitu:

1. Petunjuk praktis yang digunakan oleh para pekerja untuk menggantikan metode lama;
2. Para pekerja diseleksi, dilatih, dididik, dan dikembangkan secara ilmiah. Sebelum manajemen ilmiah, para pekerja mempelajari jenis pekerjaannya secara otodidak sehingga pekerjaan tidak terstandardisasi;
3. Kerja sama yang sungguh-sungguh antara supervisor dan sesama karyawan untuk menerapkan prosedur kerja yang ilmiah yang telah dikembangkan sebelumnya;
4. Pembagian kerja yang proporsional antara para manajer dan pekerja.

Dari publikasi dan praktek yang dikemukakan Taylor terlihat bahwa beliau sangat fokus kepada hal yang bersifat teknis. Unit analisis yang menjadi perhatian utama Taylor adalah para manajemen bawah dan para pekerja, seperti ilustrasi dibawah ini.

Unit Analisis Frederick Winslow Taylor

Sumber: Silalahi, gambar dimodifikasi

Taylor menjelaskan bahwa ada dua cara agar pekerjaan menjadi lebih baik dan efisien, yaitu menemukan cara yang paling baik untuk menyelesaikan suatu tugas dan menetapkan standar waktu untuk penyelesaian tugas tersebut. Taylor juga meyakini bahwa “uang” adalah penggerak utama seseorang untuk menjadi lebih produktif karena manusia akan selalu rasional, manusia rela melakukan sesuatu agar mendapatkan insentif yang lebih.

Manajemen ilmiah menjadi sangat terkenal karena keberhasilan Taylor menerapkan prinsip manajemen ilmiah di dunia industri. Walaupun demikian, ada beberapa ahli yang kemudian muncul menentang teori Manajemen Ilmiah Taylor karena menganggap manusia sebagai mesin yang diperah dan diperas tenaganya. Tetapi bagi para pekerja, ini seperti buah simalakama, “bekerja seperti mesin untuk bertahan hidup? Atau mempertahankan ego bahwa manusia haruslah diperlakukan sebagai manusia?”. Mengapa simalakama? Saat itu gelombang pengangguran sangat besar karena mesin-mesin menggantikan manusia. Tinggal memilih, bekerja dengan giat atau diganti dengan orang lain yang lebih giat dan bertenaga.

Konsep yang dibawa oleh Taylor yang sangat kapitalis ini diterima oleh khalayak umum, bahkan oleh seorang Lenin yang sosialis! Tapi tentu saja dimodifikasi oleh Lenin. Gerakan “malu-malu” antar ideologi ini bukan hanya saat ini saja, sudah ada sejak zaman dulu. Walaupun sangat materialis dan kapitalis, zaman itu hubungan antar manusia belumlah marak sampai akhirnya ramai dibahas oleh Elton Mayo, Roethlisberger, dan Whitehead dengan “Hawthorne Study” nya, mudah-mudahan dapat saya bahas di lain kesempatan.

Bayi Teori yang Terus Bergerak

Di zaman yang sama dengan Taylor muncul pula seorang insinyur pertambangan dan eksekutif dari Perancis, yakni Henri Fayol. Tahukah kamu kalau Henri Fayol lahir di Konstantinopel? Ia lahir pada 29 Juli 1841 di Konstantinopel, Kesultanan Turki Utsmani. Beliau wafat di Paris, Perancis, pada 19 November 1925. Jika Frederick Winslow Taylor disebut sebagai Bapak Manajemen Ilmiah, maka Henri Fayol adalah Bapak Ilmu Administrasi. Kalau kamu mahasiswa ilmu administrasi tidak tahu siapa Bapak Ilmu Administrasi, itu parah sih, kata Haji Rhoma Irama, “Sungguh terlaaluuu …”

Henri Fayol

Sumber: http://centre-histoire.sciences-po.fr/archives/fonds/henri_fayol.html

Dahulu para peneliti menyebutkan bahwa para pemimpin organisasi itu dilahirkan, hanya orang tertentu saja yang lahir dengan bakat menjadi pemimpin. Untuk mematahkan pemikiran usang, Fayol menyusun empat belas prinsip administrasi karena Fayol yakin bahwa pemimpin itu dibentuk dan dilatih, bukan semata-mata dilahirkan.

Fayol mampu membawa proses manajemen menjadi lebih maju dan menyeluruh dibanding teori yang dikemukakan oleh Taylor. Ketika Taylor terfokus kepada level Low Management dan Para Pekerja, Fayol melihat organisasi secara menyeluruh. Fayol menjadi cendikiawan yang menyarankan adanya koordinasi melalui pertemuan rutin antar manajer, kepala departemen, dan para humas. Koordinasi menjadi kunci penting dalam organisasi karena koordinasi menjadi penyatu antar level manajemen dan manajer. Beliau pun kemudian menyatakan bahwa administrasi terbagi ke dalam beberapa bagian, yaitu:

1. Teknikal, yakni kegiatan yang berhubungan dengan perihal produksi dan masalah teknikal;
2. Aktivitas komersial, yakni meliputi aktivitas jual beli hasil produksi, termasuk pertukaran;
3. Jaminan atau asuransi, yaitu berhubungan dengan perlindungan pegawai dan harta benda;
4. Finansial, yaitu berhubungan dengan pencarian dan penggunaan modal secara optimum;
5. Akuntansi, yaitu kegiatan yang berkaitan dengan membuat dan mencatat stok harga, laba rugi, neraca, dan statistik;
6. Operasi Administrasi, yaitu kegiatan administratif (dalam arti sempit).

Pandangan-pandangan yang dikemukakan oleh Fayol menunjukkan bahwa unit analisis beliau pada level manajemen atas hingga manajemen bawah sehingga seorang administrator adalah penentu tujuan dan pembuat kebijakan seperti yang dijelaskan oleh Farland yang saya sebutkan di materi sebelumnya. Ilustrasi unit analisis manajemen dan administrasi terlihat pada gambar dibawah ini.

Unit Analisis Taylor dan Henri Fayol

Sumber: Silalahi, dimodifikasi

Walaupun unit analisis memperlihatkan administrasi terfokus pada level manajemen atas hingga bawah, Fayol tetap mengingatkan bahwa seorang administrator (pemimpin organisasi) tetaplah harus memahami hal yang bersifat teknikal. Bagaimana mungkin seorang pengambil keputusan dapat memahami konteks masalah secara menyeluruh jika tidak memahami hal yang teknis. Demikian pula dengan Taylor, walaupun sebagian mempertanyakan kekuatan teori Manajemen Ilmiah untuk semua lini manajemen, Taylor mampu membuktikan secara praktikal bahwa ia mampu menjadi pimpinan perusahaan, bahkan menjadi konsultan pertama dalam dunia manajemen bisnis.

Selain dilihat dari unit analisis manajemen dan administrasi diatas, kita juga dapat melihat administrasi secara jelas dari dimensinya. Pembahasan mengenai dimensi administrasi akan saya bahas dilain waktu. Materi ini dibaca dulu perlahan-lahan? Masih tidak mengerti? Tidak apa-apa, belajar itu harus sabar, mungkin belum bisa paham sekarang, tapi nanti. Nanti kalau dia udah bersama yang lain. 

Jakarta Utara, 20 Agustus 2021

~Alza

__________________________

Referensi:

Cftech.com "Frederick Taylor, Early Century Management Consultant". The Wall Street Journal. June 13, 1997. Archived from the original on May 14, 2008. Retrieved May 4, 2008

Golden Pryor, M. and Taneja, S. (2010), "Henri Fayol, practitioner and theoretician – revered and reviled", Journal of Management History, Vol. 16 No. 4, pp. 489-503. https://doi.org/10.1108/17511341011073960

Kitana, A. (2016). Overview of the managerial thoughts and theories from the history: Classical management theory to modern management theory. Indian Journal of Management Science, 6(1), 16.

Morgen Witzel. (2003). “Fifty Key Figures In Management/ Routledge, 2003. ISBN 0-415-36977, p.96

Pindur, W., Rogers, S. E., & Kim, P. S. (1995). The history of management: a global perspective. Journal of management history.

Prince, J. (1904). The Code of Hammurabi. The American Journal of Theology, 8(3), 601-609. Retrieved July 8, 2021, from http://www.jstor.org/stable/3153895

Robbins, Stephen P, dan Mary Coulter. (2010). Manajemen Jilid 2. Erlangga: Jakarta.

Silalahi, Ulbert. (1992). Studi tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori, dan Dimensi. Sinar Baru Algesindo: Bandung.

Read More