Melalui artikel kali ini saya ingin membahas jawaban yang teman-teman dapat ajukan ketika mendapatkan pernyataan, “oh, administrasi itu bukannya ngurus persuratan, ya?”. Tulisan ini saya sarikan dari buku Studi tentang Ilmu Administrasi oleh Ulbert Silalahi dengan beberapa tambahan. Ini buku lama, tetapi cukup rinci menjelaskan tentang ilmu administrasi, mulai dari konsep hingga dimensinya. Selamat membaca.
Definisi dan Bias antara Administrasi dan Manajemen
Sebagaimana yang saya sebutkan diatas, pada umumnya orang akan mendefinisikan administrasi sebagai surat menyurat. Apa itu keliru? Sebenarnya tidak sepenuhnya keliru. Mungkin karena keterbatasan informasi atau pengetahuan sehingga pemahaman masyarakat mengenai administrasi hanya berkisar di tata usaha saja.
Untuk memperjelas sesuatu, saya suka mendefinisikan sesuatu tersebut sebelum membahasnya lebih jauh, dimana definisi atau pengertian itu perlu dilihat dari berbagai aspek, diantaranya dalam ruang lingkup sempit dan luas.
Dalam pengertian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai tata usaha, seperti pendapat yang disampaikan oleh Wajong bahwa administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pemimpin. Jadi, tidak salah jika ada yang mengatakan bahwa administrasi itu urusan tata usaha.
Dalam artian tata usaha, administrasi bertugas untuk mengubah data menjadi informasi, kemudian informasi itu diolah menjadi pengetahuan. Pengetahuanlah yang seharusnya menjadi “makanan” para pimpinan organisasi, bukan informasi, apalagi sekadar data yang masih mentah.
Namun, definisi administrasi juga perlu dilihat dalam pengertian yang luas, dimana administrasi diartikan dengan pengaturan dan tugas yang diperlukan untuk mengendalikan operasi rencana atau organisasi [1]. Herbert A. Simon memberikan definisi yang lebih luas menguraikan bahwa apabila dua orang atau lebih bekerja sama untuk menggulingkan sebuah batu, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses administrasi. The Liang Gie memberikan penjelasan bahwa administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Di definisi luas inilah kemudian muncul bias antara administrasi dan manajemen karena definisi manajemen pun tidak jauh berbeda dengan administrasi, dimana George R Terry menjelaskan bahwa manajemen kerangka kerja atau proses yang membutuhkan sebuah pengarahan dan bimbingan suatu kelompok orang untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang nyata[2]. Bias tersebut muncul karena kesamaan poin antara administrasi dan manajemen, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Lalu, dimana bedanya?
Menurut saya penjelasan dari Dalton Mc. Farland lah yang memberikan pemisahan yang jelas antara administrasi dan manajemen dengan mengatakan;
Selain Farland, Ordway Tead juga memberikan penegasan mengenai administrasi dan manajemen dengan mengatakan:
Dari dua definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa inti dari administrasi adalah manajemen dan organisasi. Gambaran mengenai kedudukan keduanya dapat dilihat seperti pada gambar dibawah ini:
***
Definisi dan Bias antara Administrasi dan Manajemen
Sebagaimana yang saya sebutkan diatas, pada umumnya orang akan mendefinisikan administrasi sebagai surat menyurat. Apa itu keliru? Sebenarnya tidak sepenuhnya keliru. Mungkin karena keterbatasan informasi atau pengetahuan sehingga pemahaman masyarakat mengenai administrasi hanya berkisar di tata usaha saja.
Untuk memperjelas sesuatu, saya suka mendefinisikan sesuatu tersebut sebelum membahasnya lebih jauh, dimana definisi atau pengertian itu perlu dilihat dari berbagai aspek, diantaranya dalam ruang lingkup sempit dan luas.
Dalam pengertian sempit, administrasi dapat diartikan sebagai tata usaha, seperti pendapat yang disampaikan oleh Wajong bahwa administrasi meliputi pekerjaan tata usaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pemimpin. Jadi, tidak salah jika ada yang mengatakan bahwa administrasi itu urusan tata usaha.
Dalam artian tata usaha, administrasi bertugas untuk mengubah data menjadi informasi, kemudian informasi itu diolah menjadi pengetahuan. Pengetahuanlah yang seharusnya menjadi “makanan” para pimpinan organisasi, bukan informasi, apalagi sekadar data yang masih mentah.
Namun, definisi administrasi juga perlu dilihat dalam pengertian yang luas, dimana administrasi diartikan dengan pengaturan dan tugas yang diperlukan untuk mengendalikan operasi rencana atau organisasi [1]. Herbert A. Simon memberikan definisi yang lebih luas menguraikan bahwa apabila dua orang atau lebih bekerja sama untuk menggulingkan sebuah batu, maka dalam kegiatan tersebut terdapat proses administrasi. The Liang Gie memberikan penjelasan bahwa administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Di definisi luas inilah kemudian muncul bias antara administrasi dan manajemen karena definisi manajemen pun tidak jauh berbeda dengan administrasi, dimana George R Terry menjelaskan bahwa manajemen kerangka kerja atau proses yang membutuhkan sebuah pengarahan dan bimbingan suatu kelompok orang untuk mencapai suatu tujuan organisasi yang nyata[2]. Bias tersebut muncul karena kesamaan poin antara administrasi dan manajemen, yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Lalu, dimana bedanya?
***
Menurut saya penjelasan dari Dalton Mc. Farland lah yang memberikan pemisahan yang jelas antara administrasi dan manajemen dengan mengatakan;
“Administration refers to the determination of major aims and policies, whereas management refers to the carrying out of operation designed to accomplish the aims and effectuate policies”
(Administrasi mengacu pada penentuan tujuan dan kebijakan utama, sedangkan manajemen mengacu pada pelaksanaan operasi yang dirancang untuk mencapai tujuan dan menjalankan kebijakan)
Selain Farland, Ordway Tead juga memberikan penegasan mengenai administrasi dan manajemen dengan mengatakan:
“Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan.”
Dari gambar tersebut kemudian ditarik penjelasan lebih lanjut bahwa di dalam administrasi terdapat manajemen dan organisasi. Administrasi dalam arti luas bertindak jauh lebih luas dibanding manajemen dan manajemen bertindak sebagai pelaksana dari kebijakan yang telah ditetapkan oleh administrasi, dan organisasi adalah wadah atau tempat untuk menjalankan proses manajemen.
Selain dari uraian diatas, dari sisi mana lagi kita dapat melihat perbedaan antara administrasi dan manajemen? Latar belakang lahirnya teori yang mendasari administrasi oleh Henry Fayol dan manajemen oleh Frederick W. Taylor akan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai administrasi dan manajemen yang akan saya bahas pada tulisan selanjutnya.
Selain dari uraian diatas, dari sisi mana lagi kita dapat melihat perbedaan antara administrasi dan manajemen? Latar belakang lahirnya teori yang mendasari administrasi oleh Henry Fayol dan manajemen oleh Frederick W. Taylor akan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai administrasi dan manajemen yang akan saya bahas pada tulisan selanjutnya.
Tanjung Lesung, 23 Mei 2020
~ Alza Maligana
____________
Footnote:
[1] Cambridge Dictionary, https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/administration
[2] https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-manajamen/
~ Alza Maligana
____________
Footnote:
[1] Cambridge Dictionary, https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/administration
[2] https://www.gurupendidikan.co.id/pengertian-manajamen/